Formulare, Formulare – Freiberuflerdasein in den USA

Meine sieben Steuersachen hatte ich in Deutschland nach ein paar Jahren Selbständigkeit recht gut im Griff, glaube ich. Mitunter machte mir die Steuererklärung sogar Spaß, wenn ich die übers Jahr gesammelten Betriebsausgaben zusammenrechnete etwa oder zum ersten Mal den Schriftstellerpauschalbetrag absetzte und damit durchkam. Beim Finanzamt hatte ich nur nette Kontakte und bekam stets die Antworten, nach denen ich suchte. In Deutschland hat man den Vorteil, dass man seinen Finanzbeamten unter irgendwelchen Vorwänden gerne auch mal persönlich besuchen kann, was ich sehr empfehle.

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Aber das tut nichts zur Sache, wenn man samt seines Freiberuflertums und der Green Card in der Faust in die USA auswandert, mitten im Jahr. Da ich trotz intensiver Recherchen online keine Informationen gefunden habe, wie man die steuerliche Umstellung mit einiger Grazie und wenig Stress über die Bühne bringt, will ich einen eigenen Überblick für Leute in ähnlichen Situationen basteln – natürlich ohne Gewähr und vermutlich auch nicht erschöpfend. Ich bin keine Expertin! Die Informationen stammen von offiziellen Webseiten des Bundes (Deutschland & USA) sowie aus Gesprächen mit Mitarbeitern des Bundeszentralamtes für Steuern in Bonn und sollen freiberuflich tätigen Deutschen mit frischem Steuerwohnsitz in den USA bei der Orientierung helfen.

Ähnliche Situationen

Mit meiner Tätigkeit als Literaturübersetzerin falle ich unter die Kategorie “Künstler, Sportler und Lizenzen”, genauer: Lizenzen, und will hier Neo-Green Card-InhaberInnen einen ersten Überblick verschaffen, die in den USA freiberuflich Werke erstellen, die in Deutschland verwertet werden. In meinem Fall: eine Übersetzung, die ich an einen Verlag liefere.

Damit liegen Einkünfte vor, die nach § 50a Abs. 1 der Abzugsteuer unterliegen. Dank Doppelbesteuerungsabkommen zwischen  Deutschland und den USA kann man die – immerhin üppige 16,5% – aber vermeiden. Entweder, indem man im Vorhinein einen Freistellungsantrag an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Bonn schickt, oder indem man im Nachhinein die Erstattung der vom Schuldner (hier: die deutschen Verlage) abgeführten Steuern beantragt (selber Antrag).

Ablauf

Angenommen, wir sind in die USA ausgewandert und bekommen direkt einen Auftrag. Prima!, denken wir uns und machen uns an die Arbeit. Dann ist es auf einmal Zeit, die Rechnung zu stellen. Was nun?

  • Szenario A: Freistellung beantragen und mit der Rechnungsstellung bis zu positivem Bescheid warten (bad idea!)

Im ersten Jahr des steuerlichen Wohnsitzes wollte/konnte der Internal Revenue Service (IRS, das US-Finanzamt) keine Bescheinigung über meinen neuen Steuerwohnsitz ausstellen, die man für den Freistellungsantrag beim BZSt braucht (auch bekannt als Formular 6166). Warum? Weil ich noch keine Steuern in den USA gezahlt hatte. Daran änderte auch eine eidesstattliche Erklärung nichts. Ich beschloss, mit der Rechnungsstellung zu warten, bis die erste Steuererklärung fällig wäre, die IRS-Bescheinigung bei mir einträfe, der Antrag ans BZSt gestellt und mir ein positiver Bescheid erteilt würde. Doch weh, die Mühlen der Bürokratie mahlen langsam. Verdammt langsam. Mehrere Monate verstrichen, in denen ich kein Honorar sah. Very bad! (D. Trump)

  • Szenario B: Rechnung direkt stellen und Erstattung beantragen, sobald Formular 6166 vorliegt

Selbst Schuld! Im Nachhinein kann ich nur empfehlen, es NICHT so zu machen, wie in Szenario A geschildert, sondern die Rechnung direkt mit Lieferung zu stellen. Dann behält der Schuldner 16,5% des Honorars ein, deren Erstattung man jedoch mit oben verlinktem Freistellungsantrag erwirken kann, sobald das Formular 6166 vorliegt.

Das heißt: Rechnung stellen, Honorar abzgl. der 16,5% einstreichen, abwarten, bis das Kalenderjahr verstrichen ist, erste US-Steuererklärung einreichen, Steuerbescheid abwarten und sodann Formular 8802 ausfüllen und einreichen. Dann trudelt ca. 45 Tage und $85 später  das Formular 6166 mit der Post ein. Dieses wiederum muss im Original mit den Freistellungs-/Erstattungsanträgen an das BZSt geschickt werden. Die Bearbeitungszeit dieser Anträge beträgt nach Stand April 2016 drei bis sechs Monate (!).

Wenn man die ersten Hürden erst einmal überwunden, d.h. das Formular 6166 in den Händen hat und offizieller US-Steuerzahler ist, besteht die einzig sinnvolle Vorgehensweise darin, die Freistellung unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung zu beantragen!

Ich befinde mich jetzt nämlich in der Lage, Freistellungsanträge gestellt zu haben, aber nicht mehr auf meine Honorare warten zu wollen. Also werde ich jetzt doch Rechnungen stellen, von denen die Abzugsteuer einbehalten wird, und dann kann ich den Erstattungsantrag nach dem 10.Juli formlos stellen, da die entsprechenden Unterlagen beim BZSt vorliegen.

Wieso nach dem 10. Juli? Unternehmen führen die Abzugsteuer quartalsweise ab, der 10. Juli ist die Frist für das zweite Quartal. Zu diesem Zeitpunkt sind die Steuern also beim BZSt verzeichnet, sodass ich die Erstattung beantragen kann.

Ich werde diesen Post gegebenenfalls aktualisieren, um ihn mit meinen neuesten Erkenntnissen anzureichern. Hope it helps! Ansonsten kann ich nur sehr empfehlen, so oft beim BZSt anzurufen, bis alle Fragen geklärt sind. Die Mitarbeiter sind nach meiner Erfahrung ungemein sachkundig, hilfsbereit und freundlich. Shout-out to Bonn!